القواعد الأساسية لآداب الهاتف

عندما تعمل في دعم العملاء ، فأنت تعلم أن الرد على المكالمات الهاتفية يصبح الخبز والزبدة لموقفك. عادة ما يتم تعيين عامل في الخطوط الأمامية لمهاراته القوية في الاتصال.

1. الرد على مكالمة في غضون ثلاث رنات.

إذا كان موقعك يستلزم أن تكون دائمًا متاحًا للمتصلين ، فيجب أن تكون متاحًا بالفعل. هذا يعني الاستمرار في التركيز والرد على المكالمات على الفور. آخر شيء تريد القيام به هو إبقاء العميل منتظرًا بعد سلسلة من الرنين اللانهائي أو إرساله إلى البريد الصوتي عندما يكون من المفترض أن تكون قادرًا ومستعدًا للرد.

طالما أنك في حالة تأهب وعلى هاتفك في جميع الأوقات - باستثناء فترات الراحة - يجب أن تكون هذه القاعدة بسيطة إلى حد ما في اتباعها. ومع ذلك ، نوصي بالرد خلال ثلاث حلقات حتى تمنح نفسك وقتًا كافيًا للدخول إلى المنطقة والاستعداد للمكالمة. التقاط الهاتف على الفور قد يجعلك مرتبكًا.

2. قدم نفسك على الفور.
عند التقاط الهاتف ، يجب عليك التأكيد مع الشخص الذي اتصل به. في المكالمات الشخصية ، يكفي أن تبدأ بكلمة "مرحبًا؟" ودع المتصل يقدم نفسه أولاً. ومع ذلك ، فأنت تريد السماح للمتصل بمعرفة ما إذا كان قد وصل إلى رقم خاطئ ، وكذلك مع من يتحدث.

تدرب على الرد على الهاتف بـ ، "مرحبًا ، هذا [اسمك الأول] من [شركتك]. كيف يمكنني مساعدتك؟" سيُقابل عميلك بحرارة ، مما سيشجعه على بداية إيجابية لمكالمتك. وإذا انتهى الأمر بكونك طالبًا جامعيًا غاضبًا يحاول طلب البيتزا ، فسوف يقدرون على الأقل صداقتكما.

تعرف المزيد: اداب استخدام الجوال